Nei primi 18 mesi di vita di una SRL lo stack finanziario giusto è piccolo e noioso: un conto aziendale dedicato, uno strumento per la fatturazione elettronica collegato al Sistema di Interscambio, un commercialista con cui avete concordato compiti e scadenze, un modello di cassa mese per mese e una chiusura mensile fatta sempre allo stesso modo. Non servono software complessi. Serve che ogni euro entri ed esca da un posto solo, che sappiate in ogni momento quanti mesi di autonomia avete e che i numeri siano pronti quando un investitore li chiede.
In breve
- Separate subito le finanze della società da quelle personali dei soci: un conto, una carta, regole sui rimborsi.
- Dal 1° gennaio 2019 le fatture tra soggetti residenti o stabiliti in Italia devono essere elettroniche, in formato XML e trasmesse tramite il Sistema di Interscambio.
- Concordate per iscritto con il commercialista chi fa cosa e con quali scadenze.
- Tenete un modello di cassa mensile con la runway aggiornata.
- Fate una chiusura mensile breve, con riconciliazione e confronto con il budget.
Il conto e le regole di spesa
Il primo pezzo è il più semplice e il più trascurato. Aprite un conto intestato alla società e usate solo quello per incassi e pagamenti aziendali. Valutate più offerte confrontando costi, servizi di pagamento, carte per i soci e collegamenti con i software contabili.
Scrivete poi tre regole brevi:
- chi può spendere e fino a quale importo senza chiedere agli altri soci;
- come si gestiscono le spese anticipate personalmente, con quale documentazione e in quanti giorni si rimborsano;
- quali abbonamenti e servizi sono intestati alla società, e chi ne controlla i rinnovi.
Gli abbonamenti software sono una delle voci che crescono più in fretta senza che nessuno se ne accorga. Una lista con costo, responsabile e data di rinnovo, rivista ogni mese, evita sorprese.
Fatturazione elettronica
In Italia la fatturazione elettronica non è una scelta. Secondo la guida dell'Agenzia delle Entrate, dal 1° gennaio 2019 le fatture emesse tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato possono essere solo elettroniche, sia verso aziende sia verso consumatori. La fattura va predisposta nel formato obbligatorio XML; un PDF può servire per la visualizzazione, ma il file trasmesso è l'XML.
Il Sistema di Interscambio, che la guida descrive come un "postino", controlla che ci siano i dati obbligatori e l'indirizzo del destinatario, verifica partita IVA o codice fiscale, recapita la fattura e invia una ricevuta con data e ora di consegna. L'Agenzia mette inoltre a disposizione gratuitamente un servizio di conservazione elettronica a norma per le fatture transitate dal Sistema di Interscambio, da attivare nell'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.
La guida citata è del 2018 e la disciplina è stata aggiornata nel tempo: verificate con il commercialista le regole vigenti per il vostro caso, ad esempio per clienti esteri. In pratica scegliete uno strumento di fatturazione che:
- generi e invii l'XML al Sistema di Interscambio e riceva le fatture passive;
- si colleghi al vostro conto o almeno esporti dati che il commercialista può usare;
- gestisca la conservazione, oppure verificate di aver attivato il servizio dell'Agenzia.
Il rapporto con il commercialista
Il commercialista non è solo chi presenta le dichiarazioni. Nei primi mesi conviene chiarire per iscritto:
- quali adempimenti segue lo studio e quali restano a voi;
- chi registra le fatture e con quale frequenza vi aggiorna;
- in che formato e entro quale giorno del mese gli mandate documenti ed estratti conto;
- a chi chiedere per dubbi su IVA, compensi ai soci, rimborsi, contratti di lavoro;
- se lo studio supporta anche il bilancio, i rapporti con eventuali investitori e i requisiti per agevolazioni.
Se avete in programma di chiedere l'iscrizione come startup innovativa o di candidarvi a incentivi, ditelo subito: alcune scelte contabili iniziali possono semplificare le verifiche successive. Per una panoramica degli incentivi, leggete la nostra guida agli incentivi fiscali per startup nel 2026.
Il modello di cassa e la runway
Il documento finanziario più importante dei primi 18 mesi non è il bilancio: è il modello di cassa. Un foglio di calcolo con una colonna per mese e queste righe è sufficiente:
- saldo iniziale;
- incassi previsti, separati per cliente o tipologia, con la data in cui pensate di incassare, non quella di fatturazione;
- uscite fisse: persone, affitto, abbonamenti, consulenti;
- uscite variabili e una tantum;
- imposte e contributi, con le scadenze indicate dal commercialista;
- eventuali entrate da finanziamenti, round o contributi, solo quando sono certe;
- saldo finale e mesi di runway al ritmo di spesa attuale.
Tenete due versioni: una con solo gli incassi già contrattualizzati e una con le previsioni. La runway che conta per le decisioni è quella della prima.
La chiusura mensile
Una volta al mese, sempre nella stessa settimana, dedicate un'ora a:
- riconciliare il conto con le fatture emesse e ricevute;
- aggiornare il modello di cassa con i valori reali del mese;
- confrontare il reale con il budget e scrivere due righe sugli scostamenti principali;
- controllare crediti scaduti e sollecitare i clienti;
- mandare al commercialista i documenti concordati.
Dopo qualche mese avrete uno storico affidabile, che è esattamente ciò che chiede un investitore durante la due diligence.
Cosa fare questo mese
- Verificate che tutti i movimenti aziendali passino da un conto della società.
- Scrivete le regole su spese, rimborsi e abbonamenti.
- Controllate che lo strumento di fatturazione gestisca invio, ricezione e conservazione.
- Concordate con il commercialista compiti, formati e scadenze.
- Costruite il modello di cassa con le due versioni della runway.
- Fissate in calendario la chiusura mensile.
- Se volete un confronto sul vostro modello di cassa, contattateci.
Trovate un modello di cassa mensile nelle Risorse.
Le fonti
Questo articolo è un orientamento generale e non sostituisce la consulenza del vostro commercialista.
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