Progettare un pilot corporate con owner reali

Un pilot con una grande azienda non fallisce quasi mai per la tecnologia. Fallisce perché nessuno, dentro l'azienda, risponde del suo esito. La risposta pratica è progettare il pilot attorno a persone precise: un owner di business che ha il problema e il budget per risolverlo, un referente operativo che dedica tempo, criteri di successo scritti e firmati prima di iniziare, una durata breve e un percorso già concordato verso il contratto se i criteri vengono raggiunti. Senza questi elementi, il pilot rischia di diventare una sperimentazione infinita che consuma la vostra runway.

In breve

• Un pilot senza un owner di business identificato è una demo lunga, non un pilot.
• Servono almeno tre ruoli dal lato cliente: owner, referente operativo, chi approva acquisti e sicurezza.
• I criteri di successo si scrivono prima di partire, con numeri e modalità di misura.
• Durata breve e perimetro limitato: meglio un reparto per otto settimane che tutta l'azienda per un anno.
• Il passaggio al contratto va concordato all'inizio, compreso il prezzo dopo il pilot.

Chi deve esserci dal lato cliente

Prima di discutere di funzionalità, chiedete chi saranno le persone coinvolte. Cercate almeno questi ruoli:

• owner di business: la persona che ha il problema, ne subisce le conseguenze e ha l'autorità o il budget per decidere l'adozione. Se il pilot riesce, è lei che lo porta avanti internamente;
• referente operativo: chi lavorerà davvero con il vostro prodotto, vi darà accesso a dati e sistemi e segnalerà i problemi. Deve avere tempo dedicato, scritto nel piano;
• funzioni di controllo: acquisti, IT, sicurezza, legale. Non partecipano ogni settimana, ma vanno coinvolte presto, perché possono bloccare l'adozione anche dopo un pilot riuscito.

Un segnale d'allarme frequente: l'unico interlocutore è una funzione di innovazione senza un owner di business al suo fianco. L'innovazione può aprire la porta, ma qualcuno nella linea operativa deve volere il risultato.

Il documento di pilot su due pagine

Mettete tutto per iscritto in un documento breve, condiviso e approvato da entrambe le parti. Dovrebbe contenere:

1. il problema, con le parole del cliente e, se possibile, con un dato di partenza misurato;
2. il perimetro: quale reparto, quali processi, quali utenti, quali dati;
3. i criteri di successo: due o tre indicatori, con il valore di partenza, l'obiettivo e chi misura;
4. la durata, con data di inizio, verifiche intermedie e data di chiusura;
5. i ruoli e il tempo che ciascuno dedica, da entrambe le parti;
6. cosa fornisce il cliente: accessi, dati, ambienti, persone per i test;
7. le condizioni economiche del pilot;
8. cosa succede dopo: condizioni e prezzo del contratto se i criteri vengono raggiunti, e cosa succede se non vengono raggiunti.

Se il cliente non vuole firmare criteri di successo, chiedetevi se c'è davvero un problema che vuole risolvere.

Criteri di successo che reggono

I criteri devono essere misurabili, legati al problema dell'owner e raggiungibili nella durata del pilot. Alcune regole pratiche:

• misurate un valore di partenza prima di iniziare, altrimenti non potrete dimostrare il miglioramento;
• preferite indicatori che l'owner già usa nel suo lavoro, invece di metriche inventate per l'occasione;
• separate criteri tecnici (il sistema funziona, si integra, regge il carico) da criteri di valore (il processo migliora);
• concordate chi raccoglie i dati e con quale strumento.

Evitate criteri vaghi come "valutare il potenziale" o "esplorare i casi d'uso": non permettono a nessuno di dire che il pilot è riuscito.

Durata, perimetro e prezzo

Un pilot lungo non è più sicuro: è solo più costoso, per voi e per la pazienza del cliente. Scegliete un perimetro piccolo ma rappresentativo e una durata che permetta di misurare i criteri, spesso nell'ordine di alcune settimane.

Sul prezzo, un pilot a pagamento, anche ridotto, ha due vantaggi: dimostra l'impegno del cliente e attiva fin dall'inizio i processi di acquisto, che altrimenti scoprirete solo alla fine. Se il pilot è gratuito, chiedete almeno un impegno scritto sul tempo dedicato e sul passaggio al contratto in caso di successo.

Gestire il pilot mentre è in corso

• Fissate un incontro breve ogni settimana con il referente operativo e uno ogni due o tre settimane con l'owner.
• Tenete un registro condiviso di problemi, richieste e decisioni.
• Fate una verifica a metà percorso sui criteri: se non state andando nella direzione giusta, meglio correggere il perimetro subito.
• Coinvolgete acquisti, IT e sicurezza prima della fine: questionari fornitori, contratti di trattamento dei dati e valutazioni di sicurezza richiedono tempo.
• Chiudete con una riunione di esito con l'owner, numeri alla mano, e una decisione esplicita.

Quando dire di no

Per una startup piccola ogni pilot ha un costo alto: settimane di lavoro dei founder, personalizzazioni, attenzione sottratta ad altri clienti. Per questo vale la pena stabilire in anticipo alcune condizioni minime, e rinunciare quando mancano. Segnali tipici che suggeriscono di non partire, o di rinegoziare il perimetro:

• non riuscite a incontrare l'owner di business prima della firma;
• il cliente chiede sviluppi su misura che non servirebbero a nessun altro;
• non esiste un valore di partenza misurabile e nessuno è disposto a raccoglierlo;
• il passaggio al contratto è descritto solo come "valuteremo".

Dire di no, o "non ancora", spiegando cosa servirebbe per partire, spesso rafforza la vostra posizione invece di indebolirla.

Cosa fare prima del prossimo pilot

1. Chiedete per nome chi sarà l'owner di business e incontratelo prima di firmare.
2. Identificate il referente operativo e il tempo che può dedicare.
3. Scrivete il documento di pilot su due pagine e fatelo approvare.
4. Misurate il valore di partenza degli indicatori concordati.
5. Concordate prezzo del pilot e condizioni del contratto successivo.
6. Avviate subito le verifiche con acquisti e sicurezza.
7. Se volete un confronto sul vostro documento di pilot, scriveteci.

Trovate un modello di documento di pilot nelle Risorse, e nella community altri founder che vendono a grandi aziende del territorio.

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