Il primo piano hiring di una startup early-stage non è un organigramma. È un documento breve che dice quali problemi il team attuale non riesce a risolvere, in che ordine affrontarli, quanto costa farlo e cosa succede alla runway a ogni ingresso. Nella maggior parte dei casi la risposta giusta è assumere meno persone di quante si pensi, una alla volta, dopo aver provato a coprire il bisogno in altri modi. Il piano serve a voi per decidere e agli investitori per capire come userete il capitale.
In breve
- Partite da una lista di problemi concreti, non da una lista di titoli di lavoro.
- Per ogni bisogno valutate tre strade: assunzione, collaborazione esterna, automazione o rinuncia.
- Calcolate il costo pieno di ogni ingresso, non solo la retribuzione, e il suo effetto sulla runway.
- Scegliete la forma contrattuale con un consulente del lavoro: le differenze tra contratti incidono su costi, flessibilità e rischi.
- Se siete una startup innovativa, verificate gli strumenti previsti per stock option e work for equity.
Partire dai problemi, non dai ruoli
Il primo errore tipico è scrivere "ci serve un CTO, un responsabile marketing e due sviluppatori". Così si descrive un'azienda immaginaria, non la vostra. Provate invece a elencare le cose che oggi non vengono fatte, o vengono fatte male, e che bloccano il prossimo traguardo.
Esempi di problemi ben formulati:
- "Le richieste di modifica dei clienti pilota restano ferme due settimane perché un solo founder scrive codice."
- "Nessuno segue i contatti dopo la prima demo."
- "La contabilità e la fatturazione assorbono un giorno a settimana di un founder."
Per ogni problema scrivete il traguardo che sblocca (un contratto, un rilascio, un round), quanto tempo richiede a settimana e quali competenze servono. Già a questo punto alcuni bisogni si rivelano temporanei o risolvibili con uno strumento.
Tre strade per ogni bisogno
Per ciascun problema confrontate in modo esplicito tre opzioni:
- Assunzione: adatta quando il bisogno è continuativo, centrale per il prodotto o per la relazione con i clienti, e quando volete costruire competenza interna.
- Collaborazione esterna: freelance, studio o fornitore. Adatta per attività specialistiche, periodiche o da validare prima di assumere. Fate attenzione alla natura reale del rapporto: un collaboratore che lavora a tempo pieno con orari e direttive vostre pone questioni da discutere con il consulente del lavoro.
- Automazione o rinuncia: a volte la risposta è uno strumento software, un processo più semplice o la decisione consapevole di non fare quella cosa per sei mesi.
Mettere le tre opzioni una accanto all'altra, con costi e tempi, rende la discussione tra founder molto più concreta.
L'ordine conta più del numero
Con risorse limitate la sequenza delle assunzioni decide molto. Una regola pratica: la prima persona che entra dovrebbe liberare il collo di bottiglia che oggi rallenta tutto il resto. Se il prodotto non regge i clienti pilota, rinforzate lo sviluppo prima delle vendite. Se il prodotto funziona ma nessuno segue i contatti, il contrario.
Per ogni ingresso previsto scrivete:
- il trigger: l'evento che fa partire la ricerca (un contratto firmato, la chiusura del round, una soglia di clienti);
- il tempo di ricerca e inserimento stimato, che in genere è più lungo di quanto si spera;
- il risultato atteso nei primi tre mesi, scritto in modo verificabile.
Legare le assunzioni a trigger e non a date fisse vi protegge: se il round slitta, slitta anche la spesa.
Calcolare il costo pieno e l'effetto sulla runway
La retribuzione lorda concordata con la persona non è il costo per l'azienda. Su un rapporto di lavoro dipendente pesano contributi a carico del datore, accantonamenti come il TFR, eventuali ratei e i costi di inserimento: attrezzatura, licenze, tempo dei founder dedicato all'affiancamento. Su una collaborazione esterna pesano invece le condizioni fiscali e previdenziali del collaboratore e l'eventuale IVA.
Non usate percentuali generiche trovate online: chiedete al consulente del lavoro una simulazione del costo aziendale per ogni ipotesi contrattuale. Poi inserite ogni ingresso nel vostro modello di cassa mese per mese e guardate due numeri:
- di quanto si riduce la runway con ogni assunzione;
- quale traguardo deve essere raggiunto prima che la cassa scenda sotto la soglia di sicurezza che vi siete dati.
Se un'assunzione accorcia la runway senza avvicinare un traguardo chiaro, rimandatela.
Contratti e strumenti per le startup innovative
La scelta della forma contrattuale va fatta con un professionista, perché cambia costi, flessibilità, tutele e rischi di contenzioso. Per le startup iscritte alla sezione speciale del Registro delle imprese esistono però alcuni strumenti da conoscere prima di parlarne con il consulente.
Secondo la scheda informativa del Registro Imprese dedicata alle startup innovative:
- la startup può remunerare i propri collaboratori con stock option, e i fornitori di servizi esterni, come avvocati e commercialisti, attraverso schemi di work for equity;
- per chi riceve queste assegnazioni è prevista l'irrilevanza fiscale e contributiva;
- sono previsti contratti a tempo determinato da 6 a 36 mesi, anche brevi e rinnovabili più volte in quella finestra, con un ulteriore rinnovo fino a 12 mesi, per un massimo di 48 mesi; dopo, il rapporto può proseguire solo a tempo indeterminato.
La disciplina delle startup innovative è stata modificata nel tempo e le condizioni di dettaglio contano. Prima di usare questi strumenti verificate con il commercialista e il consulente del lavoro la norma vigente e i requisiti, e mettete per iscritto un piano di stock option con regole chiare su maturazione e uscita.
Cosa fare questo mese
- Scrivete la lista dei problemi che bloccano il prossimo traguardo, con il tempo settimanale che richiedono.
- Per ognuno confrontate assunzione, collaborazione esterna e automazione o rinuncia.
- Ordinate i bisogni partendo dal collo di bottiglia principale e assegnate a ciascuno un trigger.
- Chiedete al consulente del lavoro una simulazione del costo aziendale per ogni ipotesi.
- Inserite gli ingressi nel modello di cassa e verificate l'effetto sulla runway.
- Se siete startup innovativa, valutate con i professionisti stock option e work for equity.
- Se volete discutere il vostro piano con qualcuno esterno al team, contattateci.
Trovate modelli per il piano hiring e il modello di cassa nelle Risorse. Per gli incentivi fiscali collegati, leggete anche la nostra guida agli incentivi fiscali per startup nel 2026.
Le fonti
Questo articolo è un orientamento generale e non sostituisce la consulenza di un consulente del lavoro o di un commercialista.
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